Automatiser les processus métier grâce à la RPA : vraie ou fausse bonne idée ?

La Robotic Process Automation, autrement dit un robot reproduisant le mouvement humain et exécutant une série de tâches répétitives, gagne à acquérir le statut de star. Je vais commencer par vous raconter une histoire?; je suis certain que l’écrasante majorité d’entre vous la connait déjà, du moins en partie.

Un constat clair

En tant que commercial, j’ai une position privilégiée qui m’a permis d’être en contact avec de nombreuses organisations (entreprises privées, entreprises publiques ; petites, moyennes, grandes), dans de nombreux secteurs d’activités. Partout, y compris au sein des entreprises dans lesquelles j’ai travaillé, j’ai rencontré des employés, à tous les étages de l’organigramme, qui passent du temps sur des tâches chronophages, récurrentes et perçues comme à faible valeur ajoutée. 

Parfois il s’agit de reporter des données d’un système à un autre (Excel vers Salesforce, SAP vers une application métier…), d’un enchaînement de tâches destinées à publier un rapport / une analyse mensuelle, ou encore de récupérer des informations sur le web ou dans des emails pour les formater, les stocker et les traiter. Je focalise ici le propos volontairement sur des choses très simples.  Ce temps passé représente une part très significative de votre quotidien (certaines études l’estiment à hauteur de 30% !).

En conséquence, ces tâches vous empêchent de vous concentrer sur des activités à valeur ajoutée (celles qui correspondent à votre fonction), voire dans certains cas, vous êtes contraint de mener ces tâches en plus de votre activité «normale», le soir, le week-end…  D’après Gartner, d’ici fin 2022, 85% des organisations auront déployé une forme de RPA (oui, il existe plusieurs formes, plus ou moins sophistiquées).  

Pourquoi cet élan pour le RPA ?

Depuis déjà longtemps, nous avons tous côtoyé les fameuses macros et leurs experts. En général les développeurs de macros sont de véritables experts d’un processus, et cherchent un moyen simple de transposer leur expertise dans un outil.  Les principaux avantages des nouvelles plateformes de RPA résident pour moi dans les 3 éléments suivants : 

• Elles sont agnostiques des environnements technologiques impliqués dans le processus à automatiser et possèdent une grande richesse de «connecteurs» vers toutes ces technologies ; 
• Elles sont peu intrusives. Un projet RPA profite de l’environnement de sécurité déjà mis en place au sein du système d’information. Chaque robot logiciel peut être considéré comme un utilisateur à qui on octroie des habilitations de la même façon qu’à n’importe quel utilisateur humain du système d’information ;
• Le studio de développement est principalement basé sur des composants graphiques. On y fait souvent plus du paramétrage que du développement à proprement parler. 

En contrepoint, un certain nombre de critiques peuvent être émises contre le manque de prise en considération de l’urbanisation du système d’information, et les risques de retomber dans les effets néfastes du «shadow IT». Ces critiques sont recevables, mais force est de constater que les départements IT ne peuvent pas adresser 100% des besoins métiers en parallèle. De plus, tous les projets d’automatisation ne trouvent pas forcément leur ROI si on veut les adresser au cœur du SI. 

La RPA peut constituer une réponse tactique extrêmement intéressante dans ce contexte.  Pour vous en convaincre, vous devez simplement procéder de manière progressive, incrémentale.  Si vous voulez réussir les premiers projets, commencez par identifier des processus de workflows simples (quelques tâches basiques enchaînées), qui représentent un temps de traitement humain élevé, et qui sont récurrents dans le temps (fréquence quotidienne, hebdomadaire…). Ces projets apporteront un ROI extrêmement rapide. 

Après rétrospective, vous pourrez alors progresser vers des scénarios plus sophistiqués, à très forte valeur ajoutée, mais nécessitant plus de maîtrise de la technologie utilisée et impliquant une gouvernance plus complexe (cross départements…).  Finalement, on doit choisir la RPA par pragmatisme. Il faut savoir conserver cette logique pragmatique tout au long de son implémentation et son usage.