Hoe Master Data Management werkt: Uitdagingen en Voordelen

Master Data Management (MDM) kan het best worden omschreven als het erkennen van de echte bedrijfswaarde van gegevens en het beheren van stamgegevensbronnen om een enkele bron van de waarheid te creëren. Dit helpt u bij het aanpakken van data-uitdagingen en biedt uw organisatie zakelijke voordelen waarmee u beter kunt presteren dan de concurrentie.

Het omvat de domeinen van klanten, leveranciers, locaties, producten en meer. MDM lijkt alles op te slokken wat je met masterdata kunt doen. Dat komt, omdat MDM in de praktijk werkt als een Zwitsers mes.

Het gebruik van MDM is afhankelijk van uw specifieke bedrijfsdoelen en -behoeften. Het kan helpen bij productiedoelen zoals het verbeteren van de time-to-market en het optimaliseren van productie- en leveranciersprocessen. Of marketingdoelen zoals het verbeteren van de gebruikerservaring, het uitbreiden naar andere verkoopkanalen en het uitbreiden van het productaanbod. En operationele doelen zoals het wegwerken van datasilo's, het verbeteren van de datakwaliteit en het sturen van consistente data naar alle afnemende systemen. Al deze doelen zijn gekoppeld aan data-uitdagingen die MDM zal aanpakken.

6 Master Data Management Uitdagingen

De meeste organisaties verzamelen al stamgegevens over hun klanten, producten en leveranciers, maar een aanzienlijk aantal worstelt er nog mee. Uit een onderzoek van Stibo Systems en de Aberdeen Group blijkt dat 45% van de bedrijven hun stamgegevens niet effectief kan lokaliseren. Dat creëert problemen met echte zakelijke impact. De zes belangrijkste uitdagingen met betrekking tot MDM zijn:

1. DATASILO'S

Meerdere versies van gegevensbronnen die binnen en buiten de organisatie worden gebruikt. Doordat data wordt bijgehouden in niet-verbonden (legacy) systemen leidt dit tot duplicaten, fouten en inefficiëntie. 

2. GEGEVENSKWALITEIT

Inconsistente, onvolledige en foutieve gegevens die in het hele bedrijf worden gebruikt en naar verschillende kanalen worden gepusht. Ongestructureerde gegevens kunnen uw toegang tot nieuwe verkoopkanalen en marktplaatsen bemoeilijken of zelfs blokkeren.

3. GEGEVENSFOUTEN

Als gevolg van handmatige invoer en gegevensbronnen van lage kwaliteit.   Deze fouten komen terecht in alle kanalen variërend van uw ERP en CRM tot catalogi en de webshop. Uw teamsamenwerking, klantenservice, en communicatie lijden hieronder, en het werkt meer productretourneringen in de hand. 

4. GEGEVENSSYNDICATIE

Gebrek aan controle over welke gegevens naar welke kanalen worden gepusht, wat resulteert in productgegevens die per detailhandelaar of partner kunnen verschillen. 

5. VERLIES VAN VERTROUWEN

Niet weten welke elementen van uw gegevens verouderd of onjuist zijn. De traceerbaarheid van producten is gedurende de gehele cyclus laag.  

6. KLANTERVARING

Inconsistente klantinteracties met als gevolg een gebrek aan volledige en consistente stamgegevens. Het creëren van een omnichannel ervaring is hierdoor onmogelijk. 

7. GEBREK AAN DATA GOVERNANCE

Zonder een gecentraliseerd systeem voor data is data governance bijna onmogelijk. Hierdoor kan uw organisatie niet volledig voldoen aan de nalevings- en veiligheidsvoorschriften. 

Deze uitdagingen staan allemaal in verband met het ontbreken van een centrale data opslagplaats die een enkele versie van de waarheid bouwt en deelt. Wanneer er in uw organisatie slechts één stamgegevensrecord wordt gebruikt en continu wordt geoptimaliseerd op het gebied van nauwkeurigheid, traceerbaarheid en consistentie, dan worden de bovenstaande uitdagingen kleiner. En dat is precies wat Master Data Management (MDM) doet. 

Hoe MDM uw data-uitdagingen oplost

Uit de uitdagingen blijkt duidelijk dat gegevens met een lage kwaliteit een negatieve invloed hebben op veel niveaus en processen binnen het bedrijf. Stamgegevens omvatten elk stukje informatie dat dient om klanten, leveranciers, producten, locaties en andere activa van de organisatie te identificeren. Dus als u uw gegevens beheert met MDM, wordt het volledige potentieel van uw bedrijf ontgrendeld en dat gaat verder dan het oplossen van operationele uitdagingen. MDM maakt strategische bedrijfsdoelen haalbaar, versnelt innovatie en genereert bedrijfswaarde. MDM doet dit door: 

• Het elimineren van datasilo's en het verbinden van data van klanten, producten, leveranciers en assets; 

• Het creëren van een enkele bron van waarheid over uw gegevens; 

• Het verhogen van de datakwaliteit en het verminderen van datafouten. Hierdoor worden risico's beperkt; 

• Het consolideren, opschonen en verbeteren van losgekoppelde gegevens; 

• Eenvoudig uw gegevens onderhouden, handmatig werk verminderen en zo middelen en tijd besparen; 

• Het verbeteren van de samenwerking en de flexibiliteit tussen interne en externe medewerkers; 

• Verbeteren van bedrijfsprocessen en operationele efficiëntie. 

Om de businesscase voor MDM binnen uw organisatie te creëren, is het essentieel om deze MDM-functies te vertalen in duidelijke zakelijke voordelen.

De vijf zakelijke voordelen van Master Data Governance

De volgende vijf voordelen stimuleren MDM-acceptatie:

1. Verbetert de datakwaliteit en verlaagt de kosten. U kunt gegevens effectief consolideren, opschonen, verbeteren en beheren met MDM. Als bestanden moeten worden bijgewerkt of verwijderd, dan verandert MDM het centraal in het relevante “golden record”, zodat de wijziging overal wordt doorgegeven. Alleen wat administratieve besparingen betreft, blijkt uit een onderzoek van de Aberdeen Group dat MDM de arbeidskosten met 67% kan verlagen. Maar als uw gegevens niet tijdig, nauwkeurig of geconsolideerd zijn over afdelingen heen, lopen de kosten die gepaard gaan met gegevensonderhoud snel op. Daarnaast kan het leiden tot frustratie aan de kant van de klant en een breuk in de bevoorradingsketen. 

2. Sneller nieuwe producten lanceren. 25% van de totale omzet en winst in alle sectoren wordt verkregen uit de succesvolle lanceringen van nieuwe producten.. Uw time-to-market (TTM) is dus een belangrijke factor. MDM verbetert de efficiëntie in de hele product- en supply chain. U kunt elk aspect van productinformatie effectief consolideren, opschonen en verbeteren, terwijl u deze deelt, publiceert en syndikeert naar alle kritieke bedrijfskanalen. U kunt productdeadlines efficiënt instellen, mijlpalen vaststellen en wijzigingen van orders binnen enkele seconden afhandelen. Fabrikanten, leveranciers en technici ontvangen nauwkeurige updates over wijzigingen in productdetails. Iedereen, van verzending tot ontvangst, heeft toegang tot productspecificaties wanneer deze worden bijgewerkt. Uit een klantenonderzoek van Stibo Systems bleek dat 58% van de organisaties die hun MDM-oplossing gebruikten, hun TTM van maanden naar weken verminderde en 36% van weken naar dagen.

3. Levert uitzonderlijke klantervaringen. U krijg een compleet en betrouwbaar beeld van klanten om eersteklas personalisatie en klantgerichte targeting te bieden. MDM stimuleert marketing- en verkoopstrategieën door ondernemingen een nauwkeurige gegevensbasis te geven voor onder andere segmentatie. Als u klantgegevens uit verschillende bronnen verzamelt, heeft u meerdere varianten van hetzelfde bestand of twee verschillende bestanden voor dezelfde persoon. Een MDM-oplossing ontdubbelt klantbestanden om personalisatiefouten te voorkomen, fouten zoals het verzenden van e-mail naar de verkeerde persoon of het bellen van klanten over zaken die al zijn opgelost.

4. Levert uitstekende service. Al uw relevante afdelingen zien de klantinformatie in één oogopslag en uw online chat/telefonische ondersteuningsmedewerkers kunnen het probleem met de klanten gelijk bespreken door de gegevens direct te bekijken. Bovendien worden klant-ondersteuningsgegevens automatisch gedeeld en met afdelingen in de verkoop, marketing en andere functies. Als een klant bijvoorbeeld wordt doorgezet naar een andere afdeling, hoeft hij niet opnieuw dezelfde vragen te beantwoorden. Volgens Accenture is de kans dat de klant voor u kiest 65% groter wanneer u de aankoopgeschiedenis van de klant kent.

5. Zorgt voor regelgeving en naleving. MDM helpt bij het voldoen aan verschillende voorschriften van regelgevende organisaties zoals de EFSA (European Food Safety Authority) voor voedselveiligheid en privacywetten zoals de General Data Protection Regulation (GDPR). Dat komt omdat alle informatie vanuit één punt kan worden geopend, verwijderd of bewerkt.  
   De AVG-wetgeving creëert een aantal specifieke uitdagingen voor organisaties: 

• De reikwijdte van de dekking: de definitie van persoonlijke gegevens omvat nu algemene details, evenals mogelijke items zoals foto's en sociale media-inhoud.

• Recht om te worden vergeten: klanten kunnen vragen om hun persoonlijke gegevens te verwijderen wanneer ze niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel.

• Gegarandeerde dataportabiliteit: klanten kunnen verzoeken dat hun persoonlijke gegevens worden overgedragen aan concurrenten.

Beter presteren dan de concurrentie

In dit informatietijdperk is het beheersen van uw gegevens de sleutel tot het bieden van relevantie en waarde. Hierdoor worden uw beslissingen data-gedreven, worden uw klantervaringen volledig omnichannel en gepersonaliseerd en zullen klanten prettiger zakendoen met uw organisatie. Met MDM kunt u de concurrentie voorblijven met betere, snellere en consistentere prestaties.

Meer lezen over Master Data Management? Ga naar onze speciale MDM-pagina met meer diepgaande inhoud.