Kanban, l’art japonais de l’efficacité pour une TMA agile

Difficile d’appliquer Scrum lorsque l’on gère en parallèle des dizaines de clients ayant tous des demandes de support, d’anomalies et d’évolutions toutes plus urgentes les unes que les autres. Comment construire des sprints avec des tickets qui arrivent au fil de l’eau ? Quand et comment prioriser ? Comment s’adapter rapidement et efficacement ?  

 Pour moi, la réponse tient en un mot : Kanban. Cette méthodologie issue de l'industrie automobile au Japon (Toyota) se base sur l’approche Lean. Elle vise l'amélioration continue des processus de production grâce à une méthode de gestion des flux qui permet d’éviter les blocages et de réaliser une livraison rapide et continue. Kanban n’est pas une solution clé en main mais repose sur 4 principes et 6 bonnes pratiques.  

Les 4 principes de Kanban

1. Commencer par ce que vous faites actuellement
2. Accepter d’appliquer des changements progressifs
3. Respecter le processus actuel, les rôles, les responsabilités et les titres
4. Encourager les actes de leadership à tous les niveaux

Les 6 bonnes pratiques de Kanban

1. Visualiser le travail en cours et le processus
2. Limiter le travail en cours
3. Gérer et mesurer le flux de travail
4. Rendre les règles explicites
5. Implémenter des boucles de feedback
6. S’améliorer de manière collaborative et expérimentale

Comment bien démarrer ?

• Il est souvent difficile de convaincre les équipes de changer leurs méthodes de travail. Alors, n’essayez pas d’imposer la méthode Kanban, mais entrainez votre équipe dans ce processus de changement dès les premières étapes.
• Partez d’un tableau le plus simple possible (avec les 3 colonnes To Do / Doing / Done). Ce tableau évoluera par la suite pour décrire le workflow idéal dans votre contexte.
• Mettez en place des rétrospectives mensuelles, idéalement avec l’aide d’un coach Agile, pour vous permettre de prendre le recul nécessaire.
• Rédigez en équipes des règles visibles de tous. N’ayez pas peur des conflits qui résulteront de l’application de ces règles car ce sont eux qui seront à l’origine de l’amélioration.

Vous constaterez rapidement des résultats positifs au niveau des équipes, de la qualité, des délais, du management et des clients.

• Vous obtiendrez ainsi en un coup d’œil une visualisation globale de l’activité TMA sur votre tableau. Utile pour l’équipe mais aussi pour votre manager.
• Vous identifierez rapidement les points de blocages et créerez une solidarité au sein de votre équipe pour les débloquer.
• Vous arriverez à une meilleure prédictibilité de la capacité de production grâce à une meilleure gestion du flux.
• Des règles connues et appliquées par tous participeront à l’amélioration de la qualité.
• L’arrêt du multi-tâches permettra une meilleure productivité des développeurs.
• En définitive une équipe efficace et solidaire pour des clients satisfaits par la qualité et les délais.

  Pour vous donner une idée, voici un aperçu du workflow mis en place au sein de mon équipe :

Et après ?

Une fois votre système bien en place, il peut être utile de le digitaliser via un outil tel que JIRA. Non seulement vous rendrez le travail d’équipes à distance possible (difficile de déplacer un post-it par Skype !) mais aurez également une totale visibilité sur les statiques avancées pour valider les améliorations constatées au quotidien.

Vous souhaitez aller plus loin dans l’apprentissage du Kanban ? Je vous recommande vivement les lectures suivantes : Introduction visuelle à Kanban : Tableaux Kanban pas à pas Une synthèse de la méthode Kanban : Kanban for Software Development Maitriser la méthode Kanban : Kanban pour l’IT de Laurent Morisseau chez Dunod