5 vanliga frågor (och svar!) när du ska implementera ett PIM-system

I takt med att vi blir allt mer digitala ökar kravet på att ständigt optimera våra affärsprocesser. Den här typen av optimering ser olika ut från verksamhet till verksamhet, men kan exempelvis handla om att skapa smartare integrationer eller säkerställa att lokala lagar och regler följs. En utmaning som de flesta verksamheter ställs inför är att hantera sin produktdata i syfte att kunna distribuera korrekt och optimerad information i alla sina kanaler. 

När du står i begrepp att börja resan med att optimera din produktinformation, och kanske implementera ett PIM-system, är detta enligt vår erfarenhet de 5 vanligaste frågorna som brukar uppstå: 

1. Jag har min produktdata i ett ERP. Hur ska jag använda den i kombination med ett nytt PIM-system?

De flesta företag har sin produkt- eller tjänsteinformation lagrad i ett ERP-system av något slag. För att använda denna information optimalt tillsammans med ett PIM-system är det viktigt att veta hur ERP-data används för närvarande och hur PIM-data kommer att användas i framtiden. Inte bara själva produktdatan utan också processer kring hur den används samt underhåll och styrning blir avgörande när du granskar din nuvarande set up. För att välja rätt metod för hanteringen av din produktinformation är nyckeln att skapa en första produktpost. Det finns två huvudsakliga tillvägagångssätt för att göra detta: ett där ERP leder och ett där PIM leder.

2. Jag använder mycket information från andra företag/partners. Hur samlar jag bäst den här typen av information från andra källor? 

All information som finns i ett PIM-system kommer från externa eller interna källor. Dina leverantörer äger normalt den bästa och mest aktuella produktdata och delar den delar via datalager. Idag anpassar sig fler och fler branscher till berikad produktinformation och erbjuder produktklassificeringar i standardiserade format. En av de vanligaste är GS1 (från 1WorldSync) som servar industrier som detaljhandel (inklusive stormarknader och apotek), mat, medicin- och DIY-aktörer (inklusive trädgård). Interna källor som levererar data till PIM kan exempelvis vara ditt ERP-, PLM- eller WMS-system. Via API:er eller en Enterprise Service Bus (ESB) kan du komma åt andra källor och samla in korrekt produktinformation till ditt nya PIM-system.

3. Vilken typ av datakvalitetsverktyg kommer jag att behöva? Vad måste det klara av att göra och kontrollera? 

Att placera all din produktinformation på ett och samma ställe är bara början. Du behöver också datakvalitetsverktyg för att kunna svara på frågor som:

• Varför har vi så begränsad produktinformation i vår e-handel?
• Uppnår vi önskad kvalitetsnivå på vår produktinformation?
• Hur berikar vi data på ett effektivt sätt? Hur övervakar datakvalitén avseende till exempel detaljer, materialkoder eller vilka ingredienser något innehåller?

Du behöver verktyg som kan analysera, validera och förbättra data genom dina affärsprocesser. Den typen av processer kan hjälpa till med organisering, att ställa in mål, föreslå förbättringar i din data, övervaka datakvalitén på övergripande nivå eller för specifika områden eller attribut, filtrera bort undantag, anpassa data utifrån lagstiftning och validera den innan den släpps.

 

4. Hur migrerar jag min nuvarande produktdata till det nya systemet?

Vanligtvis inkluderar en datamigrering mer än bara en överföring av källdata till det nya PIM-systemet. De flesta migreringar av data ställer också krav på komplexa rutiner för datavalidering, rensning och transformation. Detta innebär att projektgruppen måste ha betydande kompetens om systemfloran och en djupgående kunskap om dess tillhörande data. Stegen i en datamigrering som vi skulle vilja föreslå att du utgår ifrån är:

• Bekräfta dina krav och välj rätt migrationsstrategi utifrån dessa
• Utför datakvalitetskontroller och rensa data
• Definiera systeminstallationen
• Skapa en datamigrationsplan
• Kör datamigrationsplanen
• Gör efterkontroller

5. Hur får mina leverantörer tillgång till PIM-systemet? 

I de flesta B2B-miljöer tillhandahåller leverantörer sina produktdata i olika format, vanligtvis via e-post, fax (ja, de används fortfarande), textfiler, Excel-filer eller XML. Alla dessa format måste laddas upp manuellt i det system som innehåller din produktinformation, dvs ett ERP eller PIM. Beroende på antalet produkter kan uppladdningen av din produktinformation ta mer eller mindre lång tid. Parallellt med uppladdningen görs en manuell validering av varje post för att säkerställa att den uppfyller de kvalitetsregler som finns uppsatta. Exempel på kvalitetskontroller kan vara: "Bifogas en produktbild?", "Tillhandahålls en kort beskrivning?", "Finns det några juridiska begränsningar för produkten i fråga?".

Om du bara har ett par leverantörer är det inte en stor sak. Men om du är en stormarknad eller grossist och har tusentals leverantörer behöver du hitta ett enklare sätt att behandla all informationen, förslagsvis via en leverantörsportal. I en sådan kan din leverantör ladda upp sina data manuellt eller automatiskt. Efter bearbetning skickas en rapport automatiskt till leverantören och dig som mottagare.

I den här bloggen har vi bara skrapat på ytan av dessa grundläggande frågor kring PIM. Om du vill veta mer, tveka inte att ta en kontakt med oss så hjälper vi dig att ta nästa steg.

Dags att komma igång med PIM?

Tveka inte att kontakta oss så bollar vi gärna idéer med dig!