VanDijk
Slaat nieuwe wegen in door een strategische PIM herziening samen met SQLI
Implementatie van een nieuw PIM-systeem om toekomstige groei te ondersteunen.
VanDijk
VanDijk, opgericht in 1949, is een toonaangevende leverancier van educatieve diensten in Nederland, gespecialiseerd in middelbaar onderwijs. In het licht van de digitale transformatie in het onderwijs herkende VanDijk de noodzaak om hun verouderde en handmatige Product Informatie Management (PIM) systeem te vernieuwen. Dit was essentieel om hun marktpositie te behouden en hun e-commerce mogelijkheden uit te breiden. Daarom werkten ze samen met SQLI voor een strategische implementatie van Stibo Systems STEP, gericht op verbeterde operationele efficiëntie, datanauwkeurigheid en schaalbaarheid.
DE UITDAGING
Navigeren door complexiteit: Beperkingen uit het verleden overwinnen en voorbereiden op toekomstige groei
De groeiende activiteiten van VanDijk maakten duidelijk dat er dringend behoefte was aan een robuuster en beter schaalbaar systeem om de groei te ondersteunen. Het verouderde PIM-systeem, dat in 2009 werd geïmplementeerd, werd niet langer ondersteund en was sterk afhankelijk van handmatige interventies door specifieke medewerkers om functioneel te blijven. De beperkingen van het bestaande PIM-systeem werden steeds duidelijker naarmate VanDijk zich richtte op het verwerken van een groeiende database met productdata, die naar verwachting zou groeien van 300.000 naar 4.000.000 producten.
De uitdaging was verder om dit oude systeem te vervangen door een nieuw, modern, cloud-first platform dat alle bestaande functionaliteiten kon overnemen en tegelijkertijd de mogelijkheden kon verbeteren, en de schaalbaarheid kon vergroten. De overgang moest worden uitgevoerd zonder de lopende activiteiten te verstoren, omdat het oude systeem in gebruik bleef terwijl er tegelijkertijd een nieuw middleware-systeem en een online winkel werden ontwikkeld.
DE OPLOSSING
Op maat maken van een robuuste PIM oplossing met SQLI
Vertrouwend op SQLI's bewezen expertise vanuit eerdere samenwerking, heeft VanDijk de upgrade doorgevoerd naar een modern, schaalbaar PIM systeem om aan de groeiende eisen te voldoen. Gedurende het project toonde SQLI een goed begrip van VanDijk's operationele behoeften en strategische doelstellingen.
SQLI's langdurige samenwerking met Stibo Systems was van groot belang bij het selecteren van een nieuwe PIM oplossing. STEP's robuuste cloud-gebaseerde mogelijkheden gaven de doorslag bij de keuze van de nieuwe PIM software, die perfect aansloot bij VanDijk's strategische verschuiving naar cloud-first applicaties.
Mathijs de Boer, Manager Data Management bij VanDijk, benadrukt het belang van SQLI's expertise tijdens de implementatie: "Het was de kennis van SQLI die ons hielp, in combinatie met de ervaring die we hadden met onze eerdere datamodellen en de inzet van de stakeholders in de organisatie, welke de gebruikers zijn van de data die we bijhouden in STEP. Dit zorgde bij elkaar voor een goede definitie voor het nieuwe datamodel."
Het uitvoeren van een naadloze integratie met een gefaseerde PIM systeem uitrol
SQLI's implementatie van STEP begon met een analysefase om de functionele en technische vereisten van het systeem te definiëren, door middel van best practices.
De geïdentificeerde eisen werden vervolgens opgesplitst in specifieke werkitems en opgenomen in de sprint planning. Deze nauwgezette Agile-aanpak zorgde ervoor dat elke implementatiesprint beheersbaar en gefocust was. De nieuwe functionaliteiten werden ontwikkeld, getest en geleidelijk aan geïntroduceerd bij de VanDijk-medewerkers door middel van gestructureerde trainingssessies naarmate de sprints vorderden. Dit zorgde niet alleen voor een soepele invoering van het nieuwe systeem, maar maakte het ook mogelijk om direct te testen en feedback te krijgen, wat cruciaal was voor het optimaliseren van het nieuwe systeem.
Deze aanpak maakte een geleidelijke invoering van het STEP-systeem mogelijk, terwijl tegelijkertijd het oude PIM-systeem werd uitgefaseerd. Dit zorgde ervoor dat de overgang naadloos verliep en de dagelijkse werkzaamheden zo min mogelijk werden verstoord.
Het oorspronkelijke project werd op tijd en binnen budget afgerond. De verdere uitfasering van het oude systeem werd ook uitgevoerd in goede samenwerking tussen de VanDijk en SQLI teams, wat steeds effectiever werd door hun gezamenlijke inspanningen.
SQLI hielp VanDijk ook met de technische uitdagingen die gepaard gingen met de integratie van STEP met hun bestaande ERP-systemen en andere applicaties. "Sinds afgelopen januari gebruikten we STEP als onze belangrijkste applicatie voor productdata... Het is echt een single source of truth geworden," merkte Mathijs de Boer op over de overgang, waarbij hij het verbeterde databeheer en de betrouwbaarheid benadrukte.
Potentieel realiseren: Verbeterde efficiëntie en schaalbaarheid door innovatie
De overgang van VanDijk naar het nieuwe STEP systeem, geïmplementeerd door SQLI, verbeterde haar operationele mogelijkheden en en het behalen van de strategische doelen aanzienlijk.
VanDijk profiteerde van een modern, SaaS-gebaseerd systeem dat de IT overhead verminderde en de betrouwbaarheid en veiligheid van de data verbeterde. Het nieuwe systeem maakte nauwkeurigere controle en bewaking van datakwaliteit mogelijk, met name door verbeterde verwerking van verplichte velden en media-inhoud zoals afbeeldingen, zodat alle productinformatie accuraat en betrouwbaar wordt.
Het nieuwe PIM-systeem maakte consolidatie van alle leveranciers’ productdata binnen één systeem mogelijk met een goed doordachte logica voor golden records. Deze opzet is van cruciaal belang geweest bij het creëren van één enkele bron van waarheid voor productdata, het vereenvoudigen van het beheer en het verbeteren van de consistentie op alle platformen. De flexibiliteit van het systeem is aanzienlijk verbeterd, waardoor verschillende afdelingen binnen VanDijk kunnen bijdragen aan de dataverwerking. Magazijnmedewerkers kunnen nu bijvoorbeeld direct logistieke data zoals afmetingen en gewicht invoeren, waardoor de nauwkeurigheid en tijdigheid van data updates wordt verbeterd.
De onboarding van VanDijk-medewerkers en de uitbreiding van specifieke STEP-mogelijkheden, zoals exports en workflows, hebben de operationele efficiëntie aanzienlijk verhoogd. De nieuwe mogelijkheden van het systeem hebben VanDijk in staat gesteld om veel processen die voorheen handmatig werden uitgevoerd te automatiseren, waardoor er minder personeel nodig is voor databeheer. Zoals de Boer opmerkte: "We doen het werk met minder mensen... omdat dingen geautomatiseerd zijn en minder door handen worden gecontroleerd."
"We kunnen verschillende schermen maken met verschillende attributen en andere afdelingen kunnen ook helpen met het invullen van data. Het is zoveel flexibeler."
Ondersteunend partnerschap
SQLI's betrokkenheid ging verder dan alleen het implementeren van een nieuwe softwareoplossing; het was van cruciaal belang bij de strategische planning en de voortdurende ondersteuning na de implementatie. De kritische inzichten van het SQLI team in datamodellering en de proactieve benadering in script- ontwikkeling en probleemoplossing hebben VanDijk geholpen om de voordelen van het nieuwe systeem te maximaliseren. Henk Storteboom, Senior Data Engineer bij VanDijk, prees de coöperatieve aard van de relatie en zei: "Het was een 'GO' operatie met SQLI... Ze adviseerden ons regelmatig en het ging er niet alleen om ons te vertellen wat we moesten doen; ze waren ook erg kritisch en hielpen ons veel met advies en ervaring."
De overgang naar STEP heeft de technologische infrastructuur van VanDijk gemoderniseerd en het vermogen verbeterd om productdata effectiever te beheren, de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren en de operationele kosten te verlagen door middel van automatisering. Dit heeft het bedrijf goed gepositioneerd voor voortdurende groei en aanpassing in de snel veranderende onderwijssector.
Vooruitkijken naar de toekomst met SQLI en Stibo Systems
Terwijl VanDijk vooruit kijkt, is het management enthousiast om het gebruik van STEP te maximaliseren. Het primaire doel voor de nabije toekomst is om het systeem te consolideren als een enkele bron van waarheid en een enkel toegangspunt voor alle productdata. Stabiliteit is van cruciaal belang bij de overgang naar een nieuw schooljaar en in de nabije toekomst zal de bestaande opzet eerder geconsolideerd en verbeterd, dan uitgebreid worden.
De focus op interne IT-uitdagingen suggereert dat VanDijk en SQLI nauw zullen blijven samenwerken om ervoor te zorgen dat het systeem blijft voldoen aan de behoeften van de organisatie. De samenwerking met SQLI zal een centrale rol blijven spelen in het ondersteunen van deze doelstellingen, door het leveren van de nodige expertise en assistentie om het systeem te onderhouden en te verbeteren waar nodig.
Wilt u meer weten?
Neem contact op om te bespreken hoe we uw digitale succes kunnen stimuleren.
Neem contact op
