PIM implementieren: die fünf häufigsten Fragen

Durch die digitale Transformation ergeben sich ganz neue Geschäftsmodelle und Publishing-Kanäle. Unternehmen strukturieren ihre IT-Landschaft neu, um E-Commerce und Self-Services für Lieferanten zu realisieren und das Lagermanagement zu verbessern. Ein Schlüsselelement ist dabei das Produktdatenmanagement. Wenn B2B-Unternehmen feststellen, dass sie eine Produktinformations-Lösung (PIM) benötigen, stoßen sie auf zahlreiche neue Herausforderungen.

Zuerst müssen die Weichen richtig gestellt und das gesamte Unternehmen vorbereitet werden, denn die Implementierung einer PIM-Lösung hat Auswirkungen auf alle Unternehmensbereiche.

Reine PIM-Abteilungslösungen verfolgen kein echtes PIM-Konzept und bringen langfristig nicht den gewünschten Erfolg für das Unternehmen. Daher ist es wichtig, dass sich Unternehmen auch organisatorisch richtig, langfristig und in einem globalen/lokalen Kontext aufstellen.

Es muss ein PIM Organisations- und Rollenkonzept auf globaler/lokaler Ebene geschaffen werden, das ein klares Leadership-Konzept für die Domain „Produkt-Stammdaten“ schafft.

Aus unserer langjähriger Erfahrung heraus empfehlen wir, ein entsprechendes, organisatorisches Set-Up vor einer PIM Implementierung vorzunehmen, um im späteren Projektverlauf nicht mit den typischen Problemen konfrontiert zu werden. Aus einer Vielzahl an Projekten können wir die folgenden, typischen Störfaktoren identifizieren:

1. fehlende oder unvollständige Ressourcenplanung
2. lange Entscheidungsprozesse mit fehlenden Verantwortlichkeiten, speziell bei lokalen Pilotprojekten, die anschließend global ausgerollt werden sollen
3. vorhandene Rollen verfügen über unzureichendes Know-How
4. Arbeiten werden redundant durchgeführt / fehlendes Produkt-Stammdaten Domain Leadership
5. Abhängigkeiten zu parallelen Projekten (eCommerce, MDM, CMS, WEM, ML, AI) werden nicht berücksichtigt.

Dies sind nur fünf Beispiele, was passieren kann, wenn keine PIM-Organisation konzipiert und etabliert wird. Umso wichtiger ist es, konkrete Antworten auf wichtige Fragen zu bekommen. Wir haben die 5 häufigsten Fragen für Sie zusammengestellt und beantwortet:

1. Meine Produktdaten sind in unserem ERP-System hinterlegt. Wie kann ich diese Daten in Verbindung mit einem neuen PIM-System Nutzen?

In der Regel hat jedes Unternehmen seine Produkt- oder Dienstleistungsdaten in einem ERP-System gespeichert. Um diese Informationen in Verbindung mit einem PIM-System optimal zu nutzen ist es wichtig zu wissen, wie die ERP-Daten derzeit verwendet werden und wie die PIM-Daten in Zukunft verwendet werden sollen.
Und dabei geht es nicht nur um die Produktdaten. Auch die Datenprozesse rund um die Nutzung, Pflege und Governance der Daten müssen unter die Lupe genommen werden.

Um den richtigen Ansatz für Ihre Produktdaten auszuwählen, ist entscheidend, wie der erste Datensatz eines Produkts (Produktentstehung) angelegt wird. Dabei gibt es zwei Hauptszenarien: entweder ist das ERP führend oder das PIM-System.

2. Ich verarbeite in großem Umfang Daten von anderen Unternehmen. Welcher Weg ist der beste, um die umfangreichen Daten von Partnern und anderen Datenquellen zu erhalten?

Alle erforderlichen Informationen für Ihr PIM-System stammen aus externen oder internen Quellen. Ihre Lieferanten besitzen in der Regel die besten und aktuellsten Produktdaten, die normalerweise über Datenpools ausgetauscht werden. Immer mehr Branchen stellen sich heute auf erweiterte Produktdaten und Produktklassifikationen ein, die in standardisierten Formaten vorliegen. Eines der gängigsten ist dabei GS1 (von 1WorldSync), mit dem Branchen wie der Einzelhandel (inklusive Supermärkte und Apotheken), Lebensmittel, Pharma und Heimwerkerbedarf (inklusive Gartenbedarf) bedient werden. Interne Quellen können Ihre ERP-, PLM- oder WMS-Systeme sein. Über verschiedene Methoden wie z.B. APIs oder einen Enterprise Service Bus (ESB) können Sie auf andere Quellen zugreifen und die richtigen Produktdaten für Ihr neues PIM-System erfassen.

3. Was benötige ich, um die bestmögliche Datenqualität zu gewährleisten?

Alle Ihre Produktdaten zentral abzulegen ist nur der Anfang. Sie benötigen Datenqualitätswerkzeuge und ein mehrstufiges Datenqualitätskonzept mit entsprechenden Quality Gates und Reportings, um Managementfragen beantworten zu können. Zum Beispiel:

• Warum haben wir so wenige Produktinformationen auf unserer E-Commerce-Site?
• Wie weit sind wir mit dem gewünschten Qualitätsniveau unserer Daten (Quality Gates)?
• Wie können wir Daten effizient anreichern?
• Entsprechen die Lieferantendaten unseren Qualitätsvorgaben?
• Wie überwachen wir die Datenqualität bei so entscheidenden Parametern wie Preisen, Details, Materialkennzeichnungen oder Zutaten bei Lebensmitteln?

Sie benötigen Systeme, mit denen Sie die Daten Ihrer Geschäftsprozesse analysieren, validieren und verbessern können. Prozesse helfen: Daten zu organisieren, Ziele festzulegen, Datenverbesserungen vorzuschlagen, die Datenqualität insgesamt oder bestimmte Abschnitte oder Attribute zu überwachen, Ausnahmen herauszufiltern, Daten mit gesetzlichen Vorgaben abzugleichen und vor der Freigabe zu validieren.

4. Wie migriere ich meine aktuellen Produktdaten in das neue System?

Meist gehört zur Datenmigration mehr als nur die Übertragung der Quelldaten in das neue PIM-System. Die meisten Datenmigrationsprojekte erfordern komplexe Routinen für die Validierung, Bereinigung und Konvertierung von Daten (typische ETL-Konzepte „Extrakt-Transform-Load). Dies setzt voraus, dass das Projektteam mit den Quell- und Zielsystemen vertraut ist und ein fundiertes Wissen über die damit verbundenen Daten hat. Wir empfehlen aus unseren Erfahrungen für eine reibungslose Datenmigration:

1. Definieren Sie die Geschäftsanforderungen und wählen Sie die passende Migrationsstrategie
2. Führen Sie Datenqualitätsprüfungen durch und bereinigen Sie Ihre Daten
3. Definieren Sie das System-Setup
4. Erstellen Sie einen Datenmigrationsplan
5. Setzen Sie den Datenmigrationsplan um
6. Führen Sie eine Migrationsprüfung durch

5. Wie gebe ich meinen Lieferanten Zugriff?

In vielen B2B-Umgebungen stellen Lieferanten ihre Produktdaten in unterschiedlichen Formaten zur Verfügung. Per E-Mail, Fax (tatsächlich gibt es auch in 2019 noch Faxgeräte im Einsatz), als Textdateien, csv/Excel-Dateien oder im XML-Format. All diese Formate müssen manuell in das System hochgeladen werden, das Ihre (Lieferanten-) Produktdaten enthält: ERP oder PIM. Abhängig von der Anzahl der Produkte kann das Hochladen von Produktinformationen für die Mitarbeiter eine tagesfüllende Beschäftigung sein.

Neben dem Hochladen wird für jeden Datensatz eine manuelle Validierung durchgeführt, um zu überprüfen, ob er den Mindestanforderungen des Unternehmens an die Qualität entspricht.

Einfache Überprüfungen können sein: ist ein Produktbild vorhanden, gibt es eine eindeutige Artikelbeschreibung, existieren rechtliche Einschränkungen für dieses Produkt?

Wenn man nur eine handvoll Lieferanten hat ist das keine große Sache. Aber bei einer großen Supermarktkette oder Großhändlern mit hunderten von Lieferanten sieht das ganz anders aus. Dann suchen Sie nach einer einfacheren und effektiveren Methode zur Verarbeitung all Ihrer Daten, z. B. über ein Lieferantenportal. Ihre Lieferanten laden ihre Daten dort manuell oder automatisch selbst hoch. Nach der Verarbeitung wird automatisch ein Verarbeitungsbericht an Lieferanten und Empfänger gesendet.